Zoals eerder aangegeven is de financiële planning hét
instrument bij uitstek voor het zinvol besturen van een onderneming,
huishouden of wat voor organisatie ook.
Mocht iemand zich nog afvragen wat er in zo'n planning thuishoort dan kan het antwoord kort zijn: alle ontvangsten en uitgaven in de toekomst,
dichtbij en veraf, groot en klein, alles voor zover het tenminste in
ons vermogen ligt om er van op de hoogte te zijn, te verwachten of te
vermoeden en er daarom al rekening mee te houden.
We
moeten ons dus niet alleen beperken tot de mutaties waarvan vaststaat
dat ze gaan plaatsvinden. Zelfs al is de grootte van het bedrag en het
juiste moment nog niet bekend, ook vermoedelijke ontvangsten en
betalingen moeten door middel van een zo goed mogelijk schatting
ingecalculeerd worden.
Vanaf het
moment dat een ontvangst of betaling in de planning is opgenomen zijn er
eigenlijk maar twee variabelen meer: het exacte bedrag én het exacte
moment waarop de ontvangst of betaling gaat plaatsvinden.
In het algemeen is het zo dat de zekerheid omtrent de juistheid van het
bedrag en het moment van ontvangst of betaling toeneemt naarmate het
tijdstip van de ontvangst of betaling dichterbij komt, uitzonderingen
daar gelaten natuurlijk. Alleen al om die reden is het noodzakelijk om
op zeer frequente basis alle geplande bedragen telkens weer opnieuw te
beoordelen.
Dit plannen mag dan
misschien een tamelijk eenvoudige bezigheid lijken, maar de praktijk
bewijst het tegendeel. In de praktijk ben ik eigenlijk nog nooit een
goede planning van wat dan ook tegengekomen. Het maakt daarbij niet uit
of het om een financiële of om een ander soort planning van bijvoorbeeld
een vakantiereisje gaat. Heel vaak ontbreken er zaken die met wat meer
inspanning gemakkelijk voorzien hadden kunnen worden, hetgeen aantoont
dat de planner er zich te gemakkelijk van af heeft gemaakt.
Als het om financiële
planningen gaat, bijvoorbeeld als onderdeel van een projectplanning dan
zie je het verschijnsel dat deze vaak veel te optimistisch zijn. Ga de
projecten binnen uw eigen omgeving maar gerust na en zeg dan eens
eerlijk hoeveel er qua tijd en budget geen overschrijdingen hebben
gekend. Ik heb zulke projectplanningen zelden meegemaakt. Kennelijk
overheerst het korte termijndenken en is er de planner op dat moment
alles aan gelegen om zo goed mogelijk voor de dag te komen. Als de
uitvoering dan na verloop van tijd tegen zou gaan vallen, dan is dat bij
het plannen werkelijk van latere zorg.
Samen
met de frequente herbeoordeling van ieder gepland item is een
nauwkeurige, goed gedetailleerde en zo realistisch mogelijke planning
onmiskenbaar een voorwaarde om een planning als besturingsinstrument te
kunnen hanteren. Dit vergt veel oefening maar al doende leert men!
Hoe gedetailleerd een planning moet zijn gaan we in het volgend hoofdstuk bekijken.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten