<h1>6. De onderneming als systeem</h1>

Zoals u weet vindt het dubbel boekhouden zijn oorsprong in de behoefte de inkomsten en uitgaven onder controle te krijgen en te houden. De systematiek van het noteren van de kasmutaties en de uitsplitsing ervan naar mutatiereden groeide langzaam verder uit tot de systematiek zoals wij die tegenwoordig kennen. Het allerbeste komt die systematiek nog steeds naar voren in de welbekende kolommenbalans, die in wezen niets anders is dan een uitsplitsing van alle mutaties in een raamwerk van plussen en minnen, waarvan de rekenkundige juistheid en volledigheid wordt gewaarborgd door een eenvoudige vierkantscontrole.

Er kleeft evenwel een groot bezwaar aan deze controletechniek (iets anders is het niet), want om de vierkantscontrole sluitend te krijgen is het noodzakelijk dat alle mutaties en alle begin- en eindstanden worden uitgedrukt in een geldwaarde met dezelfde valuta-eenheid.

Wanneer we een onderneming zien als een op zichzelf staand systeem met in- en uitgaande goederen- en geldstromen, dan wordt echter al snel duidelijk dat geld slechts een rol speelt op het grensvlak tussen de onderneming en de buitenwereld. Op alle andere plaatsen blijven goederen gewoon goederen en blijft geld gewoon geld. Praktisch gezien worden goederen als het ware aan de poort omgewisseld voor geld (uiteraard geld dit ook voor diensten). Eenmaal binnen of buiten de poort zijn de goederen slechts goederen en ook niet meer dan dat.

Het dubbele boekhoudsysteem met zijn impliciete vierkantscontrole dwingt ons echter de binnengekomen goederen en diensten in geld te blijven uitdrukken. Een rechtstreeks gevolg is dat aan zaken, die zijn aangeschaft in de periode waarvan men de inkomsten en uitgaven wil checken of in een eerdere periode en die op het moment van de controle nog aanwezig zijn, eveneens een geldwaarde moet worden toegekend. Zoals later nog zal blijken speelt dit een belangrijke rol bij boekhoudschandalen als gevolg van verkeerde waarderingen. Alleen al daarom is het onbegrijpelijk dat dit middeleeuwse dubbele boekhoudsysteem nog steeds gebruikt wordt.

Goederen en diensten worden doorgaans gekocht om slechts enkele redenen. Of ze zijn zelf bestemd om te worden doorverkocht of ze zijn nodig bij het produceren van andere, voor de verkoop bestemde goederen en diensten. Alleen aan goederen en diensten die worden verkocht kan een geldwaarde worden toegekend, maar ook niet eerder dan op het moment van verkoop. Zolang goederen of diensten niet verkocht zijn blijven ze gewoon goederen of diensten. In een zinvol boekhoudsysteem is het dan ook noodzakelijk dat er een strikte scheiding tussen goederen en diensten en geld gehandhaafd wordt.

Het bovenstaande plaatje illustreert wat ik bedoel. De dikke rode streep geeft de strikte scheiding tussen geld en de goederen en diensten weer, een scheiding die we ook in de registratiesystemen moeten terugzien. De rode streep geeft eveneens de tweedeling in de onderneming aan: boven de rode streep staat waarmee we het doen en onder de rode streep staat waarvoor we het allemaal doen.

De financiële administratie moet in de allereerste plaats op het monitoren van de geldhoeveelheid ingesteld zijn; winst of verlies kunnen daar weliswaar uit worden afgeleid, maar de bepaling ervan is geen prioriteit. De goederenstroom dient te worden beheerd door middel van een of meerdere registratiesystemen die specifiek voor dat doel zijn ingericht.
En tot slot: de emmer onder de kraan symboliseert de aftapmogelijk van door de bedrijfsuitvoering gegenereerd geld dat kan worden afgescheiden om door de eigenaar(s) te worden verbrast :).

Dit concept is het uitgangspunt van onze nieuwe manier van boekhouden.

Wordt vervolgd.