In de
vorige blog hebben we gezien dat men op een bepaald moment is begonnen
met het opschrijven van alles wat nodig was om op een later moment het
slotsaldo van de liquide middelen zonder veel extra inspanning te kunnen
verklaren. Alles werd daartoe simpelweg twee maal genoteerd. Allereerst
werd het ontvangen of uitgegeven bedrag opgeschreven in het boek of
register van de ontvangsten en uitgaven. Vervolgens werd datzelfde
bedrag op een andere plaats in het boek (of in een ander boek of voor
mijn part op kleitabletten, losse velletjes of wat dan ook) nog een keer
genoteerd onder de categorie waartoe de mutatie behoorde.
Op die manier werd tijdens het vastleggen van de mutatie zelf ook al een specificatie naar mutatiereden gecreëerd, hetgeen de controle op de geldmutaties sterk vereenvoudigde en verbeterde.
Deze systematiek van dubbel boekhouden in zijn meest elementaire vorm bood bovendien gelegenheid tot een eenvoudige manier van interne controle. Uit de registratie van alle mutaties kon namelijk het aantal verkochte producten worden afgeleid. Door dit aantal te vergelijken met de aantallen uit begin- en eindvoorraad en uit de inkoopgegevens kon worden gecontroleerd of de eindvoorraad klopte. Of andersom, door de eindvoorraad te tellen kon men met behulp van de gegevens uit beginvoorraad en inkoop bepalen wat er verkocht zou moeten zijn, zodat het verkoopbedrag gecontroleerd kon worden.
Dit hele verhaal zal u ongetwijfeld niet onbekend voorkomen en welbeschouwd is het ook allemaal zo moeilijk niet. Het is echter mijn overtuiging dat deze eenvoudige interne controletechniek de aanleiding is geweest voor het eigen leven dat het dubbele boekhouden is gaan leiden. Ik zal u trachten uit te leggen waarom.
Hiervoor heb ik al vermeld dat het dubbele boekhouden is voortgekomen uit de registratie van de geldmutaties die primair was opgezet om het eindsaldo van de geldmiddelen te kunnen verklaren. De bedoeling was uiteraard goed maar de toepasbaarheid zal in de praktijk al snel op problemen zijn gestuit als gevolg van het toenemende aantal mutaties. Dit wordt heel goed zichtbaar bij het zoeken naar het verband tussen verkoopopbrengst en de inkoopwaarde daarvan.
Bij weinig mutaties of bij weinig producten is het relatief eenvoudig om uit de bedragen de aantallen af te leiden. Wanneer het aantal mutaties toeneemt, maar ook wanneer de productdiversiteit groter wordt, dan wordt het al heel snel erg lastig om de directe relatie tussen aantallen en bedragen te reconstrueren. Het duurde waarschijnlijk dan ook niet lang voordat dat verband werd losgelaten en men genoegen ging nemen met een globaal verband tussen verkoopopbrengst en de inkoopprijs van de verkochte producten.
Op het eerste gezicht mag de veranderde werkwijze weinig betekenisvol lijken, toch is deze dat zeker niet. Integendeel, want vanaf dat moment nam de inkoopwaarde langzaam maar zeker de controlefunctie over van de tot dan toe gehanteerde aantallen. Dat ging zelfs zover dat er na verloop van tijd op de inkooprekening -tenminste, voor zover er op dat moment al gesproken kon worden van rekeningen- niet eens meer melding werd gemaakt van aantallen.
Zolang het hoofddoel van de evoluerende dubbele boekhoudsystematiek bestond uit het sluitend analyseren van het saldo aan geldmiddelen was er niets aan de hand. Jammer genoeg verplaatste de verdere ontwikkeling van het boekhouden zich steeds meer van de handelaars naar de theoretici, die veelal op hoog niveau vanuit hun ivoren toren zaten te orakelen, maar die bitter weinig afwisten van de dagelijkse praktijk. Of ze gelijk hadden of niet was niet zo belangrijk, macht hadden ze blijkbaar genoeg met als gevolg dat een eenvoudig maar doeltreffend systeem door veel te ver doorgedreven getheoretiseer door hen vakkundig om zeep werd geholpen.
Het eindresultaat is genoegzaam bekend, want maar weinig ondernemers zien het nut in van de hedendaagse manier van boekhouden.
Op die manier werd tijdens het vastleggen van de mutatie zelf ook al een specificatie naar mutatiereden gecreëerd, hetgeen de controle op de geldmutaties sterk vereenvoudigde en verbeterde.
Deze systematiek van dubbel boekhouden in zijn meest elementaire vorm bood bovendien gelegenheid tot een eenvoudige manier van interne controle. Uit de registratie van alle mutaties kon namelijk het aantal verkochte producten worden afgeleid. Door dit aantal te vergelijken met de aantallen uit begin- en eindvoorraad en uit de inkoopgegevens kon worden gecontroleerd of de eindvoorraad klopte. Of andersom, door de eindvoorraad te tellen kon men met behulp van de gegevens uit beginvoorraad en inkoop bepalen wat er verkocht zou moeten zijn, zodat het verkoopbedrag gecontroleerd kon worden.
Dit hele verhaal zal u ongetwijfeld niet onbekend voorkomen en welbeschouwd is het ook allemaal zo moeilijk niet. Het is echter mijn overtuiging dat deze eenvoudige interne controletechniek de aanleiding is geweest voor het eigen leven dat het dubbele boekhouden is gaan leiden. Ik zal u trachten uit te leggen waarom.
Hiervoor heb ik al vermeld dat het dubbele boekhouden is voortgekomen uit de registratie van de geldmutaties die primair was opgezet om het eindsaldo van de geldmiddelen te kunnen verklaren. De bedoeling was uiteraard goed maar de toepasbaarheid zal in de praktijk al snel op problemen zijn gestuit als gevolg van het toenemende aantal mutaties. Dit wordt heel goed zichtbaar bij het zoeken naar het verband tussen verkoopopbrengst en de inkoopwaarde daarvan.
Bij weinig mutaties of bij weinig producten is het relatief eenvoudig om uit de bedragen de aantallen af te leiden. Wanneer het aantal mutaties toeneemt, maar ook wanneer de productdiversiteit groter wordt, dan wordt het al heel snel erg lastig om de directe relatie tussen aantallen en bedragen te reconstrueren. Het duurde waarschijnlijk dan ook niet lang voordat dat verband werd losgelaten en men genoegen ging nemen met een globaal verband tussen verkoopopbrengst en de inkoopprijs van de verkochte producten.
Op het eerste gezicht mag de veranderde werkwijze weinig betekenisvol lijken, toch is deze dat zeker niet. Integendeel, want vanaf dat moment nam de inkoopwaarde langzaam maar zeker de controlefunctie over van de tot dan toe gehanteerde aantallen. Dat ging zelfs zover dat er na verloop van tijd op de inkooprekening -tenminste, voor zover er op dat moment al gesproken kon worden van rekeningen- niet eens meer melding werd gemaakt van aantallen.
Zolang het hoofddoel van de evoluerende dubbele boekhoudsystematiek bestond uit het sluitend analyseren van het saldo aan geldmiddelen was er niets aan de hand. Jammer genoeg verplaatste de verdere ontwikkeling van het boekhouden zich steeds meer van de handelaars naar de theoretici, die veelal op hoog niveau vanuit hun ivoren toren zaten te orakelen, maar die bitter weinig afwisten van de dagelijkse praktijk. Of ze gelijk hadden of niet was niet zo belangrijk, macht hadden ze blijkbaar genoeg met als gevolg dat een eenvoudig maar doeltreffend systeem door veel te ver doorgedreven getheoretiseer door hen vakkundig om zeep werd geholpen.
Het eindresultaat is genoegzaam bekend, want maar weinig ondernemers zien het nut in van de hedendaagse manier van boekhouden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten