De controle van het saldo aan geld.
Wanneer iemand na een tijdje handel drijven wilde nagaan hoe hij er financieel voorstond dan telde hij zijn geld. Als hij slim was geweest dan had hij ook op de een of andere manier bijgehouden welke ontvangsten en uitgaven er geweest waren, zodat hij nu door middel van wat eenvoudig optel- en aftrekwerk kon bepalen hoeveel geld hij zou moeten hebben. Dit vergeleek hij met wat hij in werkelijkheid had. Als het bedrag klopte dan kon hij verdergaan met het beoordelen van zijn financiën, maar wanneer het niet klopte dan ging hij uiteraard eerst op zoek naar het verschil.
Een voorbeeld is te zien in het volgende plaatje.
Het zijn wellicht open deuren die ik nu intrap maar je moet ergens beginnen en het beste startpunt is nog altijd het begin. Bovendien is boekhouden helemaal zo ingewikkeld niet, het is alleen maar ingewikkeld gemaakt.
 |
| Controle liquiditeitensaldo. |
Ook al was het eindsaldo correct, toch was het zeker interessant om even te checken wat voor soort mutaties er geweest waren. Misschien was het ook gewoon uit nieuwsgierigheid, want iedereen vraagt zich toch wel eens af waar zijn geld gebleven is, of niet soms? Om inzicht in de mutaties te krijgen werd er naast de bestaande 'gewone' registratie van ontvangsten en uitgaven een specificatie naar soort ontvangsten en uitgaven gemaakt (dubbel boekhouden dus) en de totalen ervan werden in een tabelletje gezet tezamen met de totalen uit de gewone registratie. Teneinde een extra check op de juistheid van de gespecificeerde bedragen te verkrijgen werden deze bedragen in de tabel gespiegeld neergezet ten opzichte van de ontvangsten- en uitgaventotalen. Hierdoor ontstonden zowel in de linker- als in de rechterkolom totalen, die op zichzelf weinig betekenis meer hadden, maar wanneer deze totalen aan elkaar gelijk waren dan had men een redelijke zekerheid dat de specificatie in ieder geval rekenkundig klopte. Dit zien we in het volgende plaatje.
 |
| Controle juistheid uitsplitsing naar mutatiesoort. |
De controle van de verkoopopbrengst.
Als de gemiddelde winstopslag bij verkoop bekend was, dan kon op basis van de inkoopwaarde het theoretische bedrag van de opbrengst uit verkopen bepaald en op juistheid gecontroleerd worden. De inkoopwaarde was echter weer afhankelijk van de begin- en eindwaarde van de voorraad producten, zodat deze allereerst bekend moesten zijn. Was dit eenmaal bekend dan was ook de bepaling van de inkoopwaarde een fluitje van een cent, zoals in het volgende plaatje te zien is.
Opgemerkt dient te worden dat deze berekening alleen in een handelsonder-neming met een relatief zeer klein aantal verschillende producten eenvoudig toe te paseen is, want bij een stijgend aantal producten of in een productiebedrijf is de inkoopwaarde nou eenmaal niet meer zo eenvoudig te bepalen. Een reden temeer om van het meeslepen van de waarde van goederen af te stappen!
 |
| Bepaling inkoopwaarde verkochte producten. |
De vierkantscontrole.
In plaats van voor iedere controle een apart tabelletje te maken kon ook alles in een grote tabel worden geplaatst. Door aan deze tabel zowel onderaan als aan de rechterzijde nog extra totalen toe te voegen verkreeg men een vierkantscontrole, waardoor er weer meer zekerheid omtrent de juistheid van de getallen ontstond. Deze tabel komt al min of meer overeen met de huidige kolommenbalans en is te zien in het volgende plaatje.
 |
| Alle controles bij elkaar in één overzicht uitgebreid met vierkantscontrole. |
Met slechts enkele eenvoudige aanpassingen verschijnt daarna de welbekende kolommenbalans:
 |
| De Kolommenbalans! |
Misschien is het al opgevallen, maar in het bovenstaande zijn we alleen maar bezig geweest met het controleren van de ontvangsten en uitgaven en met het verkrijgen van inzicht daarin, precies datgene wat de ondernemer wil. Enkel en alleen om wat meer zekerheid omtrent de juistheid te verkrijgen is er een rekenkundig model bedacht dat structuur bracht in de controles. Meer is het niet en meer moet er ook niet in gezien worden.
Wordt vervolgd.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten